Fast jeder der beruflich mit E-Mail Kommunikation zu tun hat kennt das. Man ertrinkt förmlich in den Textnachrichten. Nicht nur weil heute schon bis zu 80 % aller E-Mails reiner Spam, also unerwünschte E-Mails sind. Aber auch die sogenannten “Ham” E-Mails (also die “guten”) sorgen für reichlich Arbeit. Das Postfach läuft voll, die E-Mails wollen beantwortet werden, die wichtigen gehen in unwichtigen E-Mails unter. Wir haben ein paar Tipps in Form eines kleinen E-Mail Knigge zusammengestellt.

Verwenden Sie als Absender Ihren vollen Namen. Klara.Korn@web.de als Absendeadresse zeigt dem Empfänger gleich das Sie es sind. Bei kk76@web.de sieht das schon anders aus.

Nutzen Sie den Betreff als wichtigen Teil der E-Mail. Es gibt immer noch Zeitgenossen den den Betreff sogar leer lassen. Eine aussagefähige Betreffzeile hilft dem Empfänger die Wichtigkeit der Nachricht einzuschätzen und erleichtert das spätere Auffinden. Auch für die Anwendung von Regeln (dazu in einem anderen Beitrag später mehr) ist eine aussagekräfte Betreffzeile zu empfehlen. Bei sehr kurzen E-Mails kommt man sogar ohne Text aus, wenn man dafür die Betreffzeile verwendet. Statt ein “Danke schön” im Text der E-Mail (wenn das der ganze Inhalt sein soll) reicht es im Betreff “Danke schön <KT>” zu schreiben. Das “<KT>” oder “<Kein Text>” sagt dem Empfänger das es nicht notwendig ist die E-Mail überhaupt zu öffen, da kein weiterer Text enthalten ist. Die Nachricht ist also bereits übermittelt, ohne weiteren Aufwand für den Empfänger.

Bei mehrfachen “hin und her senden” von E-Mail per “Antworten” Button sollten Sie die Betreffzeile ggf. dem Inhalt im Laufe der Kommunikation anpassen.

Nutzen Sie die Einstellung für Priorität. Setzen Sie bei unwichtigen E-Mails, die aber trotzdem aus welchen Grund auch immer versendet werden “müssen”, die Priorität auf “niedrig”. Verwenden Sie die Einstellung für Hohe Priorität mit bedacht.

Fassen Sie sich kurz. Verzichten Sie auf die sonst üblichen Floskeln, aber nicht auf die Anrede. Pflegen Sie einen kurzen und knappen Stil beim Mailen. Heute sind 50, 80 oder 100 Ham E-Mails pro Tag bei einigen Empfänger keine Seltenheit. Er wird dankbar sein, wenn Sie Ihren Text kurz halten und keine Romane übermitteln.

Zitieren Sie die E-Mail richtig. Pappen Sie die E-Mail nicht einfach unten an Ihren Text an, wenn Sie auf verschiedene Inhalte eingehen. Greifen Sie die Aussagen heraus und stellen Sie ein “>” voran (sollte das E-Mail Programm ohnehin tun). Schreiben Sie unter der zitierten Aussage Ihren Kommentar.

Achten Sie auf Ihre Schreibweise. GROSSSCHREIBUNG wird in E-Mails und Chats als schreien empfunden und interpretiert. Beachten Sie auch bei E-Mails die Gross-/Kleinschreibung sowie die Rechtschreibung. Die Texte sind einfach flüssiger zu lesen, wenn die Worte in bekannter Schreibweise vorkommen. Vermeiden Sie die aus Chats oder SMS geläufigen Abkürzungen. Diese gelten in E-Mails als unhöflich. Ein MfG beispielsweise als Schlossfloskel wirkt eher unglaubwürdig.

Vermeiden Sie HTML, RTF, Bildergimmicks und den Word Editor. Eine E-Mail wird nicht dadurch besser wenn diese mit einem Hintergrundbildchen und hübschen Schriftarten daher kommt. Für die Übermittlung der Informationen reichen reine Text E-Mails. Einige Empfänger unterstellen HTML E-Mails zurecht, dass diese Schadfunktionen enthalten können, da es möglich ist (war) darüber Programmcode einzuschleusen. Weiter können beispielsweise eingebette Bilder, die auf einem Server im Internet liegen dazu verwendet werden, zu prüfen ob und wann die E-Mail geöffnet wurde. Beim Öffnen würde das E-Mail Programm das eingebette Bild vom Server im Internet laden und in der E-Mail anzeigen. Diesen Vorgang protokoliert der Server und das kann ausgewertet werden. Nicht zuletzt aus diesen Gründen haben viele Empfänger HTML Blockfunktionen aktiv. Damit ist dann sowieso der ganze Aufwand fürs Aufhübschen vergebens gewesen.

Weiter müssen Sie damit rechnen, dass der Empfänger die E-Mail nicht mit dem Klicki-Bunti Feature Outlook öffnet sondern vielleicht per Mobile Phone darauf zugreift und die Hälfte der E-Mail nicht so ankommt wie gedacht. Darüberhinaus sind diese hübschen E-Mails auch noch deutlich grösser bzgl. der zu übertragenden Daten. Auch ein (Kosten) Nachteil bei mobilem Abruf.

Verzichten Sie auf eine Disclaimer. Einige Zeitgenossen, vor allem in grossen Unternehmen fügen jeder E-Mail einen sog. Disclaimer an. Der klärt den Empfänger sinngemäss darüber auf, dass dies E-Mail nur für den Empfänger bestimmt ist und fehlgeleitet E-Mails sofort zu löschen sind etc. pp. Das ganz dann auch noch zweisprachig. Das ist völlig sinnlos weil rechtlich (praktisch) nicht anwendbar.

Verwenden Sie einen Footer. Ein kurzer knapper Abschluss unter der E-Mail mit Firma, Namen, Adresse und Rufnummer hilft dem Empfänger, falls beispielsweise ein Rückruf erforderlich ist, dies ohne weitere Forschung nach Ihren Kontaktdaten zu tun.

Vermeiden Sie E-Mails. Überlegen Sie vor dem Absenden der E-Mail, ob diese wirklich notwendig ist. Halten Sie den Emfängerkreis möglichst klein. Senden Sie nicht nicht an den grossen Verteiler (Alle@MeinFirma.de). Überlegen Sie wer diese E-Mail primär erhalten und/oder bearbeiten soll. Schreiben Sie diese Empfänger in die “An:” Zeile. Wer unbedingt über diese E-Mail informiert sein soll, aber sonst nichts weiter zu tun braucht gehört in die “CC:” (CarbonCopy) Zeile. Überlegen Sie gerade hierbei, ob der CC: Empfänger das auch so sehen wird. In der “BCC:” (BlindCarbonCopy) Zeile schreiben Sie CC: Empfänger rein, die nicht als Adressaten in der E-Mail zu sehen sein sollen. Dieses Feld muss man ggf. erst über ein Menü einblenden.

Keine Kettenmails weiterleiten. Wer hat Sie nicht schon im Postkasten gehabt. Die Nachricht über Kevin oder Chantal, die eine Leber, Niere oder Nasenschulterplasma brauchen und einen passenden Spender suchen. 99,999% dieser E-Mails sind reiner Unfug und oft mehrere Jahre alt. Auch Viren- oder Trojanerwarnungen gehören zu den “lieber löschen statt senden” E-Mails. Wer denoch glaubt ein “gutes Werk” tun zu müssen sollte zumindest vor dem Versand eine Prüfung vornehmen: bei http://www.hoax-info.de/ wird eine Liste über E-Mail, SMS und sonstigen Hoax geführt.

Seien Sie sparsam mit Dateianhängen. Überlegen Sie, ob der Empfänger den Anhang braucht. Viele Firmen entfernen kommentarlos bestimmte Attachments beim Empfang von E-Mails direkt auf dem Server, da diese unter Generalverdacht für Viren und Trojaner stehen. Auf mobilen Geräten lassen sich die meisten Anhänge nicht öffnen und das herunterladen im Mobilfunknetz (z. B. per GPRS) verursacht höhere Kosten und dauert länger. Versenden Sie keine ausführbaren Dateien (.exe, .bat, .vbs, .scr, .com, .cmd, .js um mal zwei, drei zu nennen). Komprimieren Sie Anhänge z. B. mit einen Packprogramm wie TugZip. Wandeln Sie Bilder ins JPEG Format um. Verwenden Sie dabei die kleinstmöglichen (für Sie akzeptablen) Grössen- und Qualitätseinstellungen. Auch vorhandenen JPEG Bilder lassen sich damit weiter verkleinern. Fassen Sie kurz den Inhalt des Dateianhangs zusammen. Dies hilft bei der späteren Suche (Anhänge können oft nicht durchsucht werden) und gibt dem Empfänger schon mal eine Info vorab.

Versenden Sie keine Dokumente z. B. im Format Word oder Excel. Zum einen kann es sein, dass der Empfänger diese Programme nicht einsetzt oder in anderen Versionen vorliegen. Ausserdem enthalten diese Dokumente im ungünstigsten Fall Information die Sie eigentlich nicht weitergeben wollten. Zum Beispiel Textabsätze die Sie glaubten gelöscht zu haben, die Word zwar nicht anzeigt aber sehr wohl noch in der Datei drin sind und sichtbar gemacht werden können. Es ist besser PDF Dateien zu erstellen. Diese lassen sich auch ausserhalb der Microsoftwelt öffnen und archivieren. Für das Erstellen von PDFs gibt es auch unter Windows kostenlose Tools.

Wenn Sie selber E-Mails mit Anhängen erhalten, speichern Sie den Anhang im Dateisystem und entfernen Sie ihn von der E-Mail. Das hält die Datendateien Ihrer E-Mail Software schlanker. Ein Bild von 450 Kb Grösse entspricht in etwa dem “Gegenwert” von 50 bis 70 E-Mails ohne Dateianhang.

Öffnen Sie keine ausführbaren Dateianhänge. Selbst eine harmlos aussehende Powerpoint Präsentation kann gefährlichen Schadcode enthalten und Ihr System kompromitieren.

Versenden Sie keine vertraulichen Daten per E-Mail. E-Mails sind wie Postkarten. Allerdings mit unzähligen, automatisierbaren und manipulierbaren Empfängern/Boten. Vertrauliche Informationen und Dokumente sollten wenn überhaupt nur verschlüsselt übertragen werden. Am Besten eignen sich x.509 Zertifikate oder Tools wie GnuPG / PGP. Hierzu erfolgt vielleicht später mal ein Beitrag.

Keine Private E-Mails am Arbeitsplatz. Für Ihre private Korrespondenz sollten Sie einen eigenen E-Mail Account verwenden und nicht den der Firma bzw. mit der E-Mail Adresse der Firma. Viele Firmen untersagen Ihren Mitarbeitern ohnehin die private Nutzung des Mediums E-Mail. In diesem Fall gilt dann die gesamte E-Mail Korrespondenz als “geschäftlich”. Diese darf der Vorgesetzte dann u. U. auch einsehen (genaueres ist hier nicht im Fokus). Darüberhinaus: wenn man die geschäftliche Adresse über Jahre verwendet hat und dann in einem neuen Unternehmen sein Glück sucht verliert man seine E-Mail Adresse. Holen Sie sich lieber eine kostenlose E-Mail Adresse bei den einschlägigen Providern. Oder ganz professionell: eine eigene Domain (Klara.Korn@texthelden.de = texthelden.de ist die Domain). Beim Zugriff per Webbrowser auf Ihr Postfach sollen Sie per https://emailprovider.de zugreifen. Durch https:// ist der Zugriff zwischen Mailserver und Browser verschlüsselt. Wenn Ihr Provider nur http:// unterstützt suchen Sie sich einen der mehr Wert auf die Sicherheit Ihrer Daten legt.