Mittlerweile dürfte es sich zwar rumgesprochen haben, dass “irgendetwas” zum Thema E-Mails vom Gesetzgeber geändert wurde, aber irgendwie weiss man nicht was und vor allem wie man es umsetzen soll.

Seit Anfang Januar müssen alle E-Mails im geschäftlichen Verkehr, genau wie sonstige geschäftliche Korrespondenz, gewisse Mindestangaben enthalten. Ganz analog zum Geschäftsbriefbogen auf Papier. Dazu gehören u. a. Name und Rechtsform der Firma. Geschäftsführer, Vorstand oder Gesellschafter, je nach Rechtsform. Registernummer und Registergericht. Genauere Informationen gibt es zum Beispiel bei den IHKs.

Wer diese Informationen weglässt oder vergisst muss, damit rechnen dass

er kostenpflichtig abgemahnt wird oder vom zuständigen Registergericht mit Geldstrafen belegt wird. Die dabei im Raum stehenden Summen können recht hoch sein.

Es ist natürlich nicht ganz einfach jemanden wegen fehlenden Angaben in E-Mails zu belangen oder von den üblichen Abmahnabzockern behelligt zu werden, aber leider nicht ausgeschlossen. Ein Serienabmahner muss schon eine gute Erklärung dafür haben, dass er von Ihnen eine E-Mail aus Ihrem geschäftlichen Schriftverkehr vorliegen hat. Dennoch: jeder geschäftlich tätige sollte hier ein Augenmerk drauf haben.

Nachdem man geklärt hat, was an die E-Mail angefügt werden muss, stellt sich die Frage nach dem “wie”. In grösseren IT-Umgebungen ist das kein Problem. Diese verfügen über einen eigenen, dedizierten E-Mail Server und hängen die rechtlich einwandfreien Informationen einfach an jede ausgehende E-Mail an.

Bei den kleineren Unternehmen oder Einzelkaufleuten ist das aber auch nicht viel schwieriger. Wie haben einen kleinen Screencast der IT-MINDS verlinkt, der am Beispiel der Software Outlook 2003 erklärt, wie man an jede ausgehende E-Mail eine automatische Signatur anhängt.

Um diesen Screencast zu sehen benötigen Sie ein installiertes Flash PlugIn welches sie hier vorher ggf. downloaden und installieren müssen. Der Screencast enthält einen Audiokommentar, der natürlich nur mit Lautsprechern / Kopfhörer zu hören ist.

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